搞好函授生学籍档案管理是保证教学质量的重要环节，也是学生在院学习情况的真实反映。为了加强我院函授生学籍档案的建立和使用归档及管理工作，更好地为学院各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》的有关法规，结合我院成人教育的特点和实际，特制定本办法。

一、学籍档案内容

本办法所指成人学籍档案是：经过本院成人高等教育招生考试被我校录取的学生，自入学之日起，在受教育过程中形成的反映学生德、智、体方面具有保存价值的各种形式、介质的文字材料。它是学生在院学习期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。

学籍档案的内容包括：成人高考录取表、招生考试报考表、入学录取通知书、在籍函授生名册、函授生学籍卡、函授生各科成绩册；函授生升、留级，休、复、转、退学材料；函授生奖惩材料、毕业生登记表、毕业证书发放登记表、统计表等。

二、学籍档案的构成

（一）集体学籍档案，主要包括：

1、成人高考录取大表；

2、函授毕业生成绩汇总表；

3、函授毕业生电子注册名单；

4、函授生领（发）毕业证（结业证）名单；

5、其他认为需要长期保存的学生集体学籍材料。

（二）个人学籍档案，主要包括：

1、新生入学登记表；

2、函授生个人学籍异动文件，包括留（降）级、休学、复学、转学、转专业、转学习形式、退学等的文字材料；

3、函授生个人在院期间所受各种奖惩的文字材料(包括获奖、评优、处分等)。

4、函授生个人成绩单；

5、毕业生（结业生）登记表。

新生入学登记表、毕业生（结业生）登记表等制式表格由继续教育学院统一制作。

三、各类学籍档案的建立

（一）各函授站（点）新生录取名单、上传新生数据、毕业生电子注册名单、领（发）毕业证名单等学籍档案由继续教育学院招生办建立。

（二）新生入学登记表、报到注册汇总表、学籍异动记录及相关材料、学生在校期间各种奖惩材料、毕业生登记表等学籍档案内容由各函授站（点）负责建立，于毕业时移交继续教育学院招生办。

（三）成绩单、毕业生（结业生）成绩汇总表等学籍档案由继续教育学院教务科负责建立。

四、学籍档案内容的记载与要求

（一）函授生档案信息记载要准确、规范，学生姓名填写要准确，不能写同音字，不能随意改名。照片应为本人在院学习期间的免冠照片。

（二）填写档案时，一律使用碳素墨水，不得使用圆珠笔、铅笔。填写要求字迹清晰、工整，不得挖、补、刮、擦、复写等。

（三）填写学生学籍档案中的制式表格，必须严格按各表的填表说明逐项进行填写。

（四）学生学籍档案一般情况下不得随意更改、涂抹，凡学籍档案记录事项的更改，均应由更改人在更改处签章。

（五）各类档案中，学生填写本人的基本信息，档案管理人员填写学习成绩、奖惩情况、综合评语、学籍变动情况等涉及对学生的客观评价和集体评价的内容，其他人员不得代为填写。

五、学籍档案的移交

（一）学生学籍异动档案的移交

涉及转专业、转学、应征入、退学、休（复）学的学生学籍档案，由继续教育学院招生办完善档案相关内容，双方填写档案移交清单（附档案目录）一式二份，移交双方各保存一份备查。

（二）毕业生（结业生）档案的移交

1、学生毕业学生毕业时，各函授站（点）应认真组织学生填写毕业生登记表，毕业生（结业生）登记表是学生毕业（结业）的凭证之一，学生个人必须按要求如实填写，班主任审查并填写意见后，由函授站（点）于每年十月底前连同毕业生通讯录、毕业生图像信息（数码照片）、个人学习成绩表等集中交继续教育学院教务科审理。

2、继续教育学院教务科在审核完毕业生成绩、学籍后，进一步完善学生的毕业档案，每年年底将毕业生学籍档案用密封条封好并加盖公章后，在领发毕业证时将毕业生档案移交给各函授站（点）。

3、学生本人在领取毕业证书的同时领取档案，并交学生单位人事部门。严禁学生本人私自拆封档案。

4、毕业生（结业生）应该在毕业后三个月内领取本人档案。

5、学籍管理员按学院有关规定，将函授生的学籍档案由教务科汇总归类、装订后送交学院办公室统一按规定时间上交威尼斯欢乐娱人v3676档案室存档。

6、学籍档案管理是学院教学管理工作的重要组成部分。各级管理人员对学籍档案的建立、填写、使用、查阅、保管、审核、收集上报、转递、移交、寄送和归档等各个环节的工作，都要以严谨负责的态度履行职责，认真做好学籍档案管理工作。